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Six questions sur le budget mobilité

8 Minute(s) de lecture

Si le budget mobilité – l’alternative écologique à la voiture de société –, a mis du temps à démarrer, il gagne à présent en popularité. Depuis son introduction, nous avons déjà assisté à plusieurs assouplissements, et le 1er janvier 2024, le calcul du budget mobilité sera facilité.

1. Qu’est-ce que le budget mobilité?

Lorsque vous introduisez le budget mobilité dans votre entreprise, les travailleurs peuvent échanger leur (droit à une) voiture de société contre de la mobilité verte. Le budget mobilité consiste en 3 piliers, une offre dans le pilier 2 étant obligatoire.

•             pilier 1: voiture de société respectueuse de l’environnement aux émissions de CO₂ de max. 95 g/km (à partir de 2026, uniquement véhicules de société sans émissions)

•             pilier 2: mobilité durable, comme les transports en commun ou le vélo

•             pilier 3: de l’argent, la partie du budget mobilité que le travailleur n’utilise pas pour financer une voiture de société respectueuse de l’environnement et/ou des modes de mobilité durable

2. Qu’est-ce qui peut relever de la mobilité durable (pilier 2) ?

Transports en commun

•             abonnements aux transports publics pour le travailleur et les membres de sa famille vivant sous le même toit

•             pour le travailleur lui-même, l’abonnement ne doit plus être lié à ses déplacements domicile-lieu de travail, de sorte que tout type d’abonnement est possible

•             frais de stationnement liés à l’utilisation des transports en commun

Mobilité douce (vélos, cyclomoteurs, trottinette, monoroue…)

•             frais de garage

•             équipement non obligatoire qui améliore la visibilité et la protection du conducteur et du passager (comme des casques de vélo et gilets fluo)

•             prime exclusive aux piétons (non soumise aux cotisations ONSS) de maximum 0,27 euro pour la distance domicile-lieu de travail qu’un travailleur parcourt à pied (ou à trottinette, à monoroue, avec un déambulateur…)

•             les tricycles et quadricycles électriques destinés au transport de personnes

•             contracter un prêt pour financer des modes de mobilité douce

Logement

•             les intérêts et les amortissements en capital d’un prêt hypothécaire, ou les loyers de travailleurs résidant dans un rayon de 10 kilomètres du travail                                                                                

Important

Lorsqu’un travailleur travaille surtout à domicile (plus de 50 %), son lieu de résidence pour les mois concernés est son lieu de travail normal. Lui aussi peut alors utiliser le budget mobilité, même s’il habite par ex. à 25 km du bureau. La condition est néanmoins que vous proposiez les frais de logement comme option possible dans le budget mobilité.

La liste est longue, mais vous n’êtes pas tenu de tout proposer. Vous devez cependant au moins formuler une offre. Vous pouvez la limiter à une offre gérable au plan administratif et qui, bien sûr, répond aux besoins de mobilité de votre personnel.

Attention : toutes les dépenses de ce pilier sont limitées à l’ensemble de l’Espace économique européen (EEE).

3. Quels employeurs peuvent proposer un budget mobilité ?

Le budget mobilité constitue une alternative à la voiture de société. Vous ne pouvez l’introduire que si vous mettez au moins une voiture à la disposition d’au moins un travailleur depuis au minimum 36 mois. Ceci n’est contrôlé qu’une seule fois. Passé ces 36 mois, vous ne devez plus mettre de voitures à disposition et vous pourrez proposer le budget mobilité à tous les travailleurs éligibles.

Vous êtes employeur depuis moins de 36 mois ? Dans ce cas, vous pouvez bel et bien introduire un budget mobilité, mais uniquement si vous aviez déjà Mis à disposition au moins une voiture de société auparavant.

4. Quels travailleurs entrent en considération pour le budget mobilité?

Vous pouvez allouer le budget aux collaborateurs qui disposent d’une voiture de société, ou qui y ont droit du fait de leur fonction, mais qui n’exercent pas (encore) ce droit. Quiconque reçoit une promotion et devient ainsi éligible, peut obtenir le budget mobilité immédiatement.

À noter : il arrive que des travailleurs financent leur voiture de société, en tout ou en partie, en remplaçant ou en convertissant du salaire ou des avantages (salariaux) existants. Ces voitures de société ne sont pas éligibles au remplacement par le budget mobilité.

5. À combien s’élève le budget mobilité ?

Le budget doit s’élever à minimum 3 000 euros, jusqu’à maximum un cinquième du salaire annuel brut du travailleur. Ce montant est plafonné à 16 000 euros par année civile.

À partir du 1er janvier 2024, les montants sont indexés annuellement. En 2024, la fourchette sera donc fixée à 3 055 euros et 16 293 euros. Notez que cette indexation annuelle de la limite inférieure et de la limite supérieure est distincte de la possibilité offerte à l’employeur d’indexer le budget mobilité annuellement selon les modalités propres à l’entreprise.

L’employeur doit vérifier à certains moments si le budget mobilité respecte ces marges :

•             Au moment de l’octroi du budget mobilité

•             Lors d’une éventuelle modification du budget mobilité à la suite d’une promotion ou d’une rétrogradation.

À partir du 1er janvier  2024, vous devez évaluer si le budget mobilité respecte les montants indexés, et ce chaque année au 1er janvier.

Pour calculer l’ampleur du budget mobilité, vous avez à partir du 1er janvier 2024 deux options : vous choisissez soit une formule basée sur les frais réels, soit une formule sur une base forfaitaire. Vous pouvez choisir librement entre les deux formules, mais vous devez ensuite utiliser la même méthode pour tous les travailleurs, pour une période de 3 ans.

Le montant du budget mobilité est en principe fixé une seule fois, au départ. Par la suite, vous ne pouvez encore l’ajuster qu’à l’occasion d’un changement de fonction ou d’une promotion, lorsque le travailleur est éligible à une plus grande (ou plus petite) voiture.

Voiture de référence

Vous avez toujours la possibilité de déterminer le budget mobilité sur la base des coûts associés à une voiture dite de référence. Cette méthode est par exemple indiquée lorsque des travailleurs ne disposaient pas d’une voiture de société avant l’attribution du budget mobilité.

Vous disposez également de deux formules pour déterminer le budget que votre travailleur peut affecter au pilier 1. Ici aussi, vous avez le choix entre les frais réels et une formule forfaitaire. Ce choix fait, vous appliquez la même formule à tous les travailleurs, pour une période de 3 ans. Le montant des dépenses au titre du pilier 1 est ajusté chaque année.

Frais réels

Les frais réels sont littéralement cela : le montant total que la voiture de société vous a coûté en tant qu’employeur au cours d’une année (hors amendes routières). L’administration utilise une liste restrictive. Seuls les coûts suivants peuvent être utilisés, et uniquement si vous pouvez démontrer via votre car policy que vous prenez les coûts à votre charge :

•             amortissement annuel de 20 % du coût de la voiture de société respectueuse de l’environnement, y compris les options et accessoires facturés et les remises accordées

•             intérêts sur les capitaux empruntés

•             frais de location ou de leasing

•             coûts de carburant et d’électricité

•             frais administratifs liés aux cartes de carburant et de recharge

•             amortissement annuel de 20 % du coût de la station de recharge et de son installation

•             coûts d’entretien et de réparation de la station de recharge

•             coûts de gestion de la borne de recharge et du câble de recharge

•             péage et frais de stationnement

•             frais de nettoyage, d’entretien et de réparation

•             coûts d’un véhicule de remplacement

•             coûts de préparation du véhicule

•             coûts de remplacement, de permutation et de stockage des pneus

•             frais d’expertise lors de la restitution du véhicule à la fin du contrat ou en cas de changement de conducteur

•             frais de réparation inventoriés à la restitution du véhicule en fin de contrat

•             coûts d’assurance (y compris les coûts de franchise)

•             coûts du contrôle technique

•             frais de gestion de prestations de service

•             taxe de mise en circulation

•             taxe de circulation

•             cotisation de solidarité CO₂ patronale au profit de l’ONSS

•             TVA non récupérable sur les postes de coût susmentionnés

•             impôt sur la partie non déductible des postes susmentionnés

•             impôt sur la partie de l’avantage de toute nature constituant une dépense non admise.

Le budget à affecter dans le pilier 1 n’est connu qu’à la fin de l’année. Avez-vous dépensé davantage qu’initialement prévu cette année ? Vous devez alors récupérer l’excédent. Avez-vous affecté moins que prévu dans le pilier 1 ? Versez alors l’excédent en espèces, après déduction de la cotisation spéciale de 38,07 % due par le travailleur (pilier 3).

Montant forfaitaire

Le montant forfaitaire est calculé selon une formule fixe basée (notamment) sur le nombre de kilomètres domicile-travail. Cela vous permet d’offrir à vos travailleurs plus de transparence et de certitude sur ce qu’ils peuvent se permettre dans le cadre du budget mobilité (en particulier le pilier 2).

6. Comment informez-vous vos collaborateurs ?

À compter du 1er janvier 2024, vous devez mettre la totalité du budget mobilité à disposition virtuellement sur un compte mobilité.

Informez également vos collaborateurs de la méthode de calcul – frais réels ou montant forfaitaire – que vous utilisez pour le budget mobilité. C’est une obligation.

(Source SD Worx – photo Tobias Rehbein / Pixabay)

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Publication par communiqué de presse.
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