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Pouvez-vous (encore) consulter les e-mails de vos collaborateurs?

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Le respect de la vie privée, même sur le lieu de travail, fait beaucoup parler de lui. En cause: le RGPD qui oblige les entreprises à challenger leurs traitements de données à caractère personnel et, notamment, le scandale « Facebook-Cambridge Analyticals ». En tant qu’employeur, pouvez-vous (encore) consulter la boîte e-mail d’un collaborateur malade/absent/parti pour rechercher une information, traiter la demande d’un client…?

Boîte e-mail professionnelle et respect de la vie privée

La jurisprudence belge et européenne est claire : tout travailleur a droit au respect de sa vie privée même s’il utilise l’ordinateur/l’adresse e-mail de l’employeur.

Dans quelles conditions un contrôle est-il possible ?

L’employeur a le droit de contrôler le travail effectué par ses collabo- rateurs. Si ceci implique une atteinte à leur vie privée (par exemple consulter les e-mails), il doit respecter 4 grands principes (repris dans la CCT nationale n° 81) :

• LÉGALITÉ : l’atteinte à la vie privée doit reposer sur une loi ;
➡ par exemple pour le contrôle des e-mails, la CCT nationale n° 81 notamment ;
• FINALITÉ : l’employeur doit poursuivre un but légitime. Pas question d’examiner les e-mails de collaborateurs « par curiosité » ;
➡ par exemple, la protection des intérêts économiques en fait partie ; • PROPORTIONNALITÉ : l’ingérence doit être limitée et proportionnelle ; on ne tue pas une mouche avec un bazooka ;
➡ Il faut respecter une procédure stricte ;
• INFORMATION : le travailleur doit être informé clairement et préalablement ;
➡ l’employeur doit informer ses travailleurs via son règlement de travail. Si l’employeur ne respecte pas ces conditions, la preuve est-elle nulle ?

En principe, oui (il existe des exceptions). Concrètement, ceci signi e qu’elle ne peut pas être utilisée en justice pour prouver le comportement reproché.
Ainsi dernièrement, un employeur a consulté la boîte e-mail d’une colla- boratrice absente. Il y a trouvé un e-mail dans lequel il se faisait insulter. Il l’a licenciée pour motif grave. Il n’avait cependant pas respecté les conditions reprises ci-dessus : il ne poursuivait pas un but légitime et a contrôlé tous les e-mails (contrôle non proportionnel). La Cour du travail de Liège a refusé de prendre en compte l’e-mail. À défaut de preuve, le motif grave a été rejeté. L’employeur a dû payer à la collaboratrice une indemnité de rupture.

Et le RGPD dans tout ça ?
Le RGPD oblige chaque entreprise à prendre des mesures a n d’assurer le respect de la vie privée de toutes personnes physiques (collaborateurs, clients…). Le RGPD octroie de nouveaux droits au personne physique (le droit à l’information, d’accès, de rectification, à l’oubli, d’opposition, etc.). Il précise que, pour pouvoir traiter des données à caractère personnel, il faut obtenir le consentement de la personne. En l’absence d’autorisation expresse de l’intéressé, seuls un intérêt légitime ou une obligation légale peuvent justifier la prise de connaissance de ces données. Les amendes sont très importantes : jusqu’à 4 % du chiffre d’affaires mondial annuel. Il est donc indispensable de réglementer le contrôle de la boîte e-mails professionnelle de vos collaborateurs et de les en informer.

En pratique, agissez !

• Établissez une politique claire et précise notamment en cas d’absence d’un collaborateur : mise en place d’un message d’absence, conditions dans lesquelles il est possible d’ouvrir la boîte e-mail; désignation d’une personne autorisée à accéder aux e-mails ; e-mails vérifiés…

• Prévoyez des règles en cas de rupture du contrat (message d’absence, suppression de l’adresse e-mail après un délai raisonnable…). Évitez tout transfert automatique (le travailleur absent/ex-travailleur n’ayant plus de contrôle sur les e-mails entrants) ;

• Respectez le RGPD en prévoyant notamment une Charte vie privée ;

• Dans tous les cas, soyez de bonne foi.

Finalement, veillez à bien informer vos collaborateurs et gardez-en la trace. De la sorte, vous réduisez fortement les risques de contestation… et d’abus.

Source : Deloitte Private

Contact : vtrevisan@deloitte.com

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Publication par communiqué de presse.
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