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Indemnité pour les déplacements professionnels : voici les nouveaux forfaits fiscaux

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Un travailleur, qui se déplace en Belgique pour le compte de son employeur, encourt des frais. L’employeur peut indemniser forfaitairement ces frais de déplacement. Depuis le 1er juin 2022, les forfaits fiscaux maximum sont majorés à la suite d’une indexation. Nous avons calculé les nouveaux montants.

Les montants suivants s’appliquent à partir du 1er juin 2022 :

  • indemnité journalière : 18,84 EUR par jour
  • frais de logement : 141,33 EUR par jour

Si l’employeur respecte ces montants et les conditions en vigueur, le fisc considère ces indemnités comme des frais propres à l’employeur. Elles constituent alors un avantage non imposable pour le travailleur et des frais professionnels déductibles pour l’employeur.  

1. Règles fiscales

Tant les fonctionnaires fédéraux que les travailleurs du secteur privé, qui effectuent un voyage ou un déplacement en Belgique dans le cadre d’une mission au service de leur employeur, peuvent bénéficier d’un remboursement forfaitaire des frais.
Les forfaits applicables sont adaptés au coût de la vie sur la base d’une indexation automatique.
L’octroi de cette indemnité est soumis à différentes conditions. Si l’employeur les respecte, le fisc considérera ces indemnités comme un remboursement de frais propres à l’employeur.

L’indemnité constitue alors un avantage non imposable pour le travailleur et est considérée comme des frais professionnels déductibles pour l’employeur.
Si les conditions ne sont pas remplies ou si l’employeur octroie une indemnité forfaitaire plus élevée, cette indemnité sera considérée comme une rémunération imposable.

L’employeur peut éviter cette situation s’il peut prouver que l’indemnité : 

  • est destinée à couvrir des frais qui lui sont propres ;
  • et a effectivement été consacrée à ces frais. 

En outre, l’employeur doit veiller à ne pas à nouveau prendre en charge les frais couverts par le forfait sur la base de pièces justificatives réelles.

1.2. Conditions

1.1. Montants

En raison du taux d’inflation élevé, les moments d’indexation se succèdent à un rythme soutenu.
Voici un aperçu de tous les montants maximum pour 2022 :

 Indemnité repas ou indemnité journalièreIndemnité forfaitaire mensuelleFrais de logement
Montant de base (non indexé)10 EUR par jourMax. 16 x 10 EUR/mois (en cas d’occupation à temps plein)75 EUR par nuit
Montant indexé le 1er janvier 202217,75 EUR par jourMax. 16 x 17,75 EUR par mois (en cas d’occupation à temps plein)133,18 EUR par nuit
Montant indexé à partir du 1er février 202218,11 EUR par jourMax. 16 x 18,11 EUR par mois (en cas d’occupation à temps plein)135,85 EUR par nuit
Montant indexé à partir du 1er avril 202218,47 EUR par jourMax. 16 x 18,47 EUR par mois (en cas d’occupation à temps plein)138,57 EUR par nuit
Montant indexé à partir du 1er juin 202218,84 EUR par jour  Max. 16 x 18,84 EUR par mois (en cas d’occupation à temps plein)141,33 EUR par nuit

1.2.1 Indemnité repas ou journalière forfaitaire

À partir du 1er juin 2022, l’indemnité repas ou journalière s’élève à 18,84 EUR par jour (10,00 EUR non indexés).
Cette indemnité couvre tous les frais de repas du travailleur pendant le déplacement de service. 

Les conditions suivantes y sont liées :

  • le déplacement pour le compte de l’employeur dure au moins 6 heures ;
  • l’employeur ou un tiers ne rembourse en aucune manière les frais de repas du travailleur.
    Par exemple, le travailleur ne peut donc pas avoir accès à un restaurant d’entreprise ou ne peut pas recevoir de repas gratuits de la part d’un tiers.
    Lorsque l’employeur octroie un chèque-repas pour le même jour, il doit déduire la contribution patronale dans ce chèque-repas de l’indemnité journalière.

Pour les fonctionnaires fédéraux, une condition supplémentaire doit être respectée. Leur déplacement doit être de plus de 25 kilomètres en dehors de l’agglomération de la résidence administrative. Cette condition ne s’applique pas aux travailleurs du secteur privé.

1.2.2. Indemnité forfaitaire annuelle

Pour les travailleurs qui ont une fonction itinérante, l’employeur peut également recourir à une indemnité forfaitaire mensuelle. Dans ce contexte, une fonction itinérante est une fonction dont la nature implique des déplacements de service réguliers.

Pour un travailleur à temps plein, l’indemnité mensuelle est égale à « un certain nombre de fois » le montant de l’indemnité journalière (18,84 EUR), avec un maximum absolu de 16 fois. Pour les prestations à temps partiel, il convient d’appliquer un pro rata sur la base du taux d’occupation.
L’employeur peut octroyer l’indemnité quel que soit le nombre exact de voyages de service. Le forfait est alors associé à une fonction qui implique des voyages de service réguliers et non pas à un nombre défini de voyages de service.

Attention ! Ce montant mensuel est un maximum. Le fisc peut se baser sur les voyages de service effectués l’année précédente pour juger si le forfait mensuel octroyé correspond bien à la réalité.

Les conditions de durée minimale et de distance minimale ne s’appliquent pas ici. L’interdiction de cumul reste toutefois d’application. L’employeur ou un tiers ne peut en aucun cas indemniser les frais de repas d’une autre manière.

1.2.3. Frais de logement

Il arrive qu’un travailleur (ou un dirigeant d’entreprise) doive rester loger quelque part dans le cadre du voyage de service. 
Ces frais peuvent également faire l’objet d’une indemnité forfaitaire par l’employeur, à concurrence de 141,33 EUR par nuit (75 EUR sans indexation).
Ici aussi, une interdiction de cumul est d’application.
L’employeur ou un tiers ne peut indemniser ces frais de logement d’aucune autre manière, ni les couvrir via un autre avantage.

Par exemple, lorsqu’un travailleur (ou un dirigeant d’entreprise) dispose d’un logement gratuit sur place, l’employeur/l’entreprise ne peut pas octroyer l’indemnité complémentaire pour les frais de séjour. 

2. Règles en matière d’ONSS

L’Office National de Sécurité Sociale (ONSS) applique ses propres principes à l’égard des remboursements des frais pour les déplacements professionnels.
À cet égard, l’ONSS parle d’indemnités pour frais de route.
Tant en ce qui concerne les montants que la durée minimale du déplacement, l’ONSS et le fisc ne sont malheureusement pas alignés (pour l’instant).

Voici un aperçu des montants appliqués par l’ONSS et des conditions qui y sont liées :

Type de coûtsMontantConditions
Frais de route des travailleurs non sédentaires : absence de facilités10,00 EUR/jour  Non sédentaire signifie que le travailleur est tenu de se déplacer pendant sa journée de travail (un minimum de 4 heures consécutives) et qu’il ne peut utiliser les sanitaires, ni les autres facilités qui sont disponibles dans une entreprise, dans une succursale ou sur la plupart des chantiers.
Frais de route des travailleurs non sédentaires : repas7,00 EUR/jour  – non sédentaire signifie que le travailleur est tenu de se déplacer pendant sa journée de travail (un minimum de 4 heures consécutives). – l’ONSS n’acceptera le montant de l’indemnité repas qu’à condition que le travailleur n’ait pas d’autre solution que de consommer un repas à l’extérieur.  
Frais de séjour en Belgique35,00 EUR/nuit  – si le travailleur ne peut rentrer chez lui pour la nuit parce que le lieu de son travail est trop éloigné. – couvre les frais de repas du soir, de logement et de petit déjeuner.

(Source : Instructions administratives 2022/1)

Les deux instances s’accordent cependant sur l’interdiction de cumul.
En effet, l’ONSS aussi considère que :

  • l’employeur ne peut pas rembourser les frais à la fois de manière forfaitaire et sur la base de justificatifs réels.
    Il s’agit donc de choisir l’un des deux systèmes et de l’appliquer avec cohérence.
  • l’intervention patronale dans le chèque-repas doit être déduite de l’indemnité repas de 7 EUR lorsque le travailleur reçoit également un chèque-repas pour cette journée à l’extérieur.

(source: SD Worx – photo: Pixabay)

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Publication par communiqué de presse.
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