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Remboursement de frais: du changement vers plus de complexité…

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En tant qu’employeur, vous remboursez sans doute des frais propres de manière forfaitaire ou via des justificatifs. Jusqu’à présent, l’administratif était relativement simple… Mais attention, depuis cette année… il y a du changement !

Ces frais propres sont des dépenses qui sont supportées par un salarié (ou un dirigeant), mais qui constituent en réalité une charge professionnelle pour son employeur (ou son entreprise).

Dans le chef de l’employeur, cette charge est en principe déductible. Dans le chef du bénéficiaire, le remboursement ne constitue pas un revenu imposable.

Le remboursement de ces frais peut se faire sur base de pièces justificatives réelles (remboursements variables) ou sur base de montants forfaitaires (fixes – basés sur des normes sérieuses).

Avant 2022, ça marchait comment ?

Jusqu’au 31 décembre 2021, les démarches administratives vis-à-vis du fisc étaient relativement simples.

Si vous décidiez de rembourser vos employés ou vous-même en tant que dirigeant sur base d’un forfait, par exemple 125 euros tous les mois, il suffisait de cocher une case sur les fiches salariales récapitulatives (281.10 ou .20). Si un secrétariat social se chargeait pour vous de ces formalités, rien de plus ne vous était demandé !

Si, à la place d’un remboursement forfaitaire ou en parallèle, vous remboursiez vos employés sur base de justificatifs, c’est-à-dire sous forme de note de frais rentrée auprès de l’employeur, aucune obligation de déclaration n’existait formellement.

Depuis le 1er janvier 2022, les choses se compliquent…

Qu’est-ce qui change à partir de cette année ?

Le changement majeur concerne les remboursements de frais propres sur base de justificatifs.

Désormais, ces remboursements, qui n’étaient pas déclarés jusqu’à lors, devront également faire l’objet d’une déclaration.

Comment ? Cela n’est pas encore clair…. Si l’on se base sur certaines circulaires récentes, notamment celle en matière d’interventions de l’employeur pour le télétravail, l’intention du législateur serait que l’employeur mentionne toujours le montant total du remboursement des dépenses.

L’objectif du législateur fiscal est simple et double :

  • éviter qu’un même frais soit remboursé à la fois sur base forfaitaire et de justificatifs (soit un double-avantage pour l’employé)
  • éviter qu’un même frais soit déduit fiscalement deux fois, en tant que frais professionnel dans le chef de l’employeur et en tant que frais professionnel dans le chef de l’employé si celui-ci déduit dans sa déclaration les frais réels.

Dans la mesure où la mesure n’est applicable qu’aux remboursements de frais propres à partir du 1er janvier 2022, les modalités exactes de déclaration devront être établies d’ici au mois de février 2023 au plus tard, mois au cours duquel les fiches fiscales sont habituellement éditées.

Attention aux sanctions !

Que se passera-t-il si vous ne respectez pas cette obligation de déclaration ?

Naturellement, une sanction est prévue… Elle dépendra du type d’intervention de l’employeur dont il est question (forfaitaire ou sur base de justificatif/variable).

Vous n’avez pas déclaré un remboursement de frais forfaitaire ? Cela pourra entrainer la non déductibilité fiscale de ce remboursement et/ou l’imposition du remboursement au titre de commissions secrètes. Cette dernière est une cotisation distincte à payer par l’entreprise qui s’élèvera à 100% du montant non déclaré ! Mieux vaut donc être prudent…

Quid en cas de remboursement variable non déclaré ? Ici, aucun impact sur la déductibilité ou l’imposition d’une cotisation pour commissions secrètes, mais cela pourra entrainer l’application d’une amende administrative.

La mesure étant nouvelle, les sanctions éventuelles gagneront cependant à être clarifiées.

Comment se préparer ?

Cette mesure impliquera très certainement un surcroit d’administration dans votre chef en tant que dirigeant si vous remboursez votre staff sur base de justificatifs. En effet, le moindre remboursement de frais, même un simple sandwich, devra pouvoir être répertorié dans un relevé de l’ensemble des remboursements effectués.

La situation est plus simple si vous remboursez vos employés via un forfait, mais le fisc ne s’empêchera pas de poser des questions si l’occasion se présente. Pour sécuriser tout cela et pour autant que le jeu en vaille la chandelle, un ruling fiscal peut toujours être demandé au Service des Décisions Anticipées.

Vincent Trevisan (Partner Deloitte Private)

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Publication par communiqué de presse.
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